Firmowe konferencje online przenosimy do internetu

KONFERENCJE FIRMOWE ONLINE  | Kraków Wieliczka Małopolska

Konferencje firmowe w dobie pandemii. Dobrze zarządzane przedsiębiorstwo wychodzi na przeciw wymaganiom, które stawia przed nim zmieniająca się rzeczywistość. Elastyczność i dostosowywanie się do nowych warunków gwarantują utrzymanie stabilnej pozycji na rynku, a nawet wzmocnienie jej. Firma, która potrafi działać w okolicznościach pandemii lub innych ograniczeń, wynikających nie tylko z przepisów, ma szansę na rozwój i zostawia w tyle tych, którzy nie są przygotowani do nowej rzeczywistości.
Organizacja i obsługa konferencji w dobie pandemii jest kwestią kluczową, pomagająca zachować płynność w działaniu firmy i często też stanowi o jej przyszłości.
Jak zorganizować konferencję i na co zwrócić szczególną uwagę?

Konferencje online – transmisje internetowe – kompleksowa obsługa realizacyjna

Konferencje firmowe tworzone online a usługi związane z transmisją to dwa podstawowe i nieodzowne elementy udanego wydarzenia. Czym jest streaming i dlaczego jest tak istotny przy tworzeniu tego typu wydarzeń? Najprościej rzecz ujmując i w wielkim skrócie, streaming online oznacza wszystkie czynności pozwalające na bezpośrednie udostępnienia relacji audio – video w czasie rzeczywistym dedykowanej określonej grupie odbiorców.. Przykładowo: streaming online w najprostrzej formie to coraz bardziej popularne transmisje na żywo na kanały social mediowe: Facebook, Youtube, Instagram, Twitter itd . Live streaming daje nam możliwość zorganizowania konferencji – szkolenia czy innego firmowego eventu online z dowolnego miejsca na świecie. Zrzuca na plan dalszy ograniczenia terytorialne, geopolityczne czy czasowe, pozwalając na wręcz nieograniczone możliwości komunikacji.

streaming usługa transmisji do social mediów
Trzeci etap - rozłożenie sprzętu w miejscu streamingu

Spotkania biznesowe online – nie trać potencjału.

Dotychczas organizacja firmowych konferencji, spotkań biznesowych czy szkoleń odbywała się w sposób tradycyjny, face to face. Dawało to duże możliwości nawiązania bezpośredniej interakcji z zaproszonymi gośćmi, uczestnikami, prelegentami. Niestety ta forma realizacji spotkań jak na razie nie ma szans powrotu do dawnej formuły. Czy mamy zrezygnować z aktywności i zaniechać kontaktów z naszymi partnerami biznesowymi? Absolutnie odradzamy ten krok. Musimy dostosować się do nowej rzeczywistości i użyć nowoczesnych technik komunikacji audio – wizualnych. Należy wykorzystać i wdrożyć nowy model współpracy biznesowej. Przenieś aktywność swojej firmy do sieci. Nie rezygnuj z organizacji konferencji, szkolenia, kongresu firmowego – spotkanie przenieś do internetu.

Transmisja online z konferencji – spotkania biznesowego czy innego eventu firmowego może być realizowana z pełną kontrolą dostępności. Kierowana do wyselekcjonowanej i kontrolowanej grupy uczestników jak również możemy ją emitować w wersji publicznej – dostępnej dla każdego odbiorcy. Dodatkowym elementem jest możliwość realizowania transmisji – eventów płatnych (Pay Per View – PPV), gdzie dostęp do usługi jest przedpłacany przez każdego odbiorcę. Opcja PPV kierowana jest głównie do komercyjnych zastosowań realizowanych transmisji.

Jak samodzielnie zorganizować konferencję online?

Jedną z możliwości organizacji konferencji na odległość jest technologia o nazwie WebRTC, czyli Real Time Communications ( komunikacja w czasie rzeczywistym w sieci Web). Umożliwia ona komunikację głosową i wideo za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Technologia ta nie wymaga konieczności instalowania dodatkowych aplikacji, wtyczek czy oprogramowania przez uczestników e-konferencji. Wideokonferencje są zorganizowane właściwie przy pomocy jednego kliknięcia. Ponadto, można nie tylko zaplanować spotkanie, ale i zmienić w e-konferencję trwające już połączenie. Każdy uczestnik dostaje indywidualny link do połączenia. Jest to jedna z najlepszych technologii, która obsługę spotkania upraszcza do minimum. WebRTC jest zintegrowany w UC Client myPBX, opartym na przeglądarce internetowej myPBX (WebRTC).
Wszystkie konferencje, czy prezentacje (także te stacjonarne) powinny być w jakości minimum HD, o wysokim standardzie dźwięku. Możliwości odbioru e-konferencji polepszają również takie funkcje jak:
-zdalna kontrola pulpitu
-zdalna pomoc hosta
-współdzielenie pulpitu przez uczestników
-możliwość publikowania ankiet i informacje zwrotne
-interakcja przy pomocy czatu

Co jest potrzebne, aby uzyskać ponadstandardową jakość konferencji online?

Nie wszystkim wystarczają standardowe formy konferencyjne. Jeżeli poszukujecie bardziej rozbudowanych form przekazu z Waszego wydarzenia niezbędnym będzie użycie dodatkowych zasobów tak sprzętowych jak i ludzkich. Do zrealizowania relacji z konferencji ponadstandardowej jakości przekazu musimy zapewnić wyższej jakości elementy składowe. Taka realizacja opierać się będzie na bardziej profesjonalnych rozwiązaniach technicznych. Do tych najważniejszych zaliczamy:

  • Kamery zewnętrzne – zestawy kamer pozwalająca przekazywać obraz skierowany tylko nie tylko rozmówcę – rozmówców – prelegentów, ale dająca uczestnikom podgląd z różnych perspektyw na najbardziej istotne elementy konferencji.
  • Operatorzy kamer – którzy będą reagować na wszelkie ważne punkty przekazu obrazu
  • Miksery wizji wraz z realizatorem obrazu
  • Serwery broadcastowe pozwalające na streaming audio video konferencji
  • Szybkie i stabilne łącza internetowe – zastosowanie zapasowych łącz synchronizowanych poprzez łączenia (agregację pasm np. LTE).
  • Niezbędne oprogramowanie pozwalające na przesyłanie zmiksowanego obrazu prezentacji na zewnętrzne serwery video.
  • Terminal do wideokonferencji, który może obsłużyć dwie lub więcej wirtualnych sal. Terminale zapewniają przekaz dźwięku i obrazu, a także prezentowanych materiałów pomiędzy różnymi lokalizacjami, w których znajdują się uczestnicy konferencji.
  • Systemy rejestrujące dźwięk, mikrofony zintegrowane z platformą do e-konferencji.
  • Zabezpieczenie transmisji hasłem lub konieczność logowania.
  • Transmisja do mediów społecznościowych ( Facebook, YouTube, Platforma dedykowana, strona internetowa itp).
  • Opracowanie materiałów graficznych, animacji oraz wideo.
  • Obsługa kamerowa – operatorzy kamer – wozy transmisyjne.
  • Możliwość nagrania konferencji oraz późniejsza emisja nagranych treści przy pomocy narzędzi webinarowych lub platformy streamingowej.
  • Aranżacja scenograficzna dla przestrzeni konferencyjnej lub wynajęcie sali konferencyjnej.
  • Certyfikacja spotkań, ankieta satysfakcji, obsługa foto, video making-of, make-up oraz ewentualny catering dostarczony bezpośrednio do uczestników e-konferencji.

Konferencja stacjonarna online – najbardziej wymagająca forma realizacyjna

Organizacja konferencji w wynajętej sali lub odpowiednio dużym biurze firmowym wymaga użycia wysokiej jakości sprzętu i ekipy realizacyjnej, która w sposób profesjonalny przeniesie zaawansowany event do sieci. Na jakość prezentacji wpływają między innymi:

-Ekrany LCD/ LED montowane na statywach – konstrukcjach nośnych lub bezpośrednio na ścianach.
-Ekrany bezszwowe dostosowane do nietypowych przestrzeni.
-Nagłośnienie, kolumny aktywne, odsłuchy, mikrofony bezprzewodowe, mikrofony klapowe, miksery audio.
-Oświetlenie studyjne o odpowiedniej wartości balansowej wyrażonej w skali Calvina.
– Odpowiednie wyciemnienie przestrzeni konferencyjnej. 
– Stałe oświetlenie studyjne pozwala na utrzymanie optymalnego poziomu oświetlenia, przy jednoczesnym zachowaniu wyraźnego obrazu prezentowanych na ekranie treści. Oddziela także osobę prowadzącą od uczestników i podkreśla ważna rolę prowadzącego.

Na sprawny przebieg konferencji wpływa również odpowiednio wcześniejsza (wstępną) rejestracja uczestników, reklama konferencji ( jeśli ma być przeprowadzona poza zamkniętą strukturą firmy) , zaplecze cateringowe, zapewnienie komfortowego miejsca noclegowego oraz ewentualnych atrakcji pomiędzy wykładami – prelekcjami – kolejnymi elementami scenariusza konferencji.

 

Twoja niezapomniana konferencja firmowa

Dobrze zorganizowana konferencja zapada w pamięć uczestników i pozostawia dobre wrażenie.
Od przemyślanej strategii konferencyjnej może zależeć dalszy rozwój firmy, dający realny wpływ na zainteresowanie produktami lub usługami.

 

Realizacja obrazu - streaming w konferencjach firmowych online
Jak samodzielnie zorganizować konferencję online

Spotkania i konferencje hybrydowe

Konferencja hybrydowa to doskonała alternatywa dla tradycyjnych spotkań lub konferencji w całości online. W pierwszej kolejności następuje podłączenie zestawu do wideokonferencji. Następnie, osoba prowadząca spotkanie rozpoczyna konferencję z uczestnikami w sali lub w biurze. W wydarzeniu uczestniczą też pracownicy zdalni. Takie rozwiązanie jest szczególnie korzystne, gdy część uczestników przechodzi kwarantannę lub przebywa w odległym miejscu i nie może dotrzeć na konferencję.
Urządzenie ClickShare CX to bezprzewodowy system stworzony do konferencji hybrydowych. Zapewnia on bezproblemową integrację z dowolną siecią IT a chmurą ( platforma zarządzania XMS), pozwala też na intuicyjną obsługę oraz zarządzanie urządzeniami. Dobry do małych konferencji, gdzie zaplecze logistyczne nie gra dużej roli.

Wśród wielu platform do e-konferencji znajdują się, między innymi: Zoom, MyOwnConference, Webex czy GotoMeeteng.
Rozwiązania te bywają niewystarczające, zwłaszcza, gdy konferencja ma się odbyć na wysokim poziomie i z zachowaniem najwyższych standardów profesjonalizmu. Dotyczy to szczególnie spotkań mających charakter sprzedażowy lub nastawionych na promocję marki. Wówczas nie wystarczą jedynie platformy. Konferencja musi być atrakcyjna wizualnie i przygotowana z dbałością o najdrobniejsze detale.

Oświetlenie studyjne planu konferencji firmowej
Uzycie profesjonalnych kamer przy realizacji konferencji
Realizacja dźwięku i udźwiękowienie konferencji online

Konferencje eventy firmowe dla wymagających.

Jeżeli planujesz organizację wydarzenia firmowego online, oczekujesz ponadstandardowej jakości współpracy, liczysz na pomoc i wsparcie?
Chciałbyś zrobić niezapomniane wrażenie na odbiorcach przekazu –  to dobrze trafiłeś.

Skontaktuj się z nami – prześlemy brief, porozmawiamy o Twoich oczekiwaniach i pomysłach. Poznawszy wytyczne przygotujemy ofertę realizacyjną, która na pewno Cię mile zaskoczy.

Zapraszamy.

VII Etap - rozpoczęcie streamingu - kontrola medialna streamu

Zobacz również – może Cię zainteresują poniższe tematy?