Szkolenia konferencje online | Jak przygotować swój LIVE

Szkolenia konferencje webinary prelekcje w wersji online, to bardzo popularna i coraz bardziej doceniana forma komunikacji. Przygotowanie uczestników zdalnych do transmisji online to kluczowy element mający wpływ na powodzenie realizowanego eventu. Poniżej przedstawiamy najbardziej istotne elementy o które należy zadbać przed przystąpieniem uczestnika zdalnego do emisji na żywo.

W jaki sposób dołączyć zdalnie do eventu online? Jakiego sprzętu potrzebujemy?

Najczęściej używanym narzędziem do zdalnych połączeń zewnętrznych jest po prostu komputer przenośny (laptop). Połączenie możemy również realizować za pomocą komputera stacjonarnego wystarczy, że ten będzie miał zewnętrzną kamerkę internetową lub profesjonalną kamerę broadcast-ową wraz z mikrofonem i odsłuchem słuchawkowym

Czy mogę połączyć się z uczestnikami szkolenia – konferencji za pomocą telefonu?

Oczywiście, połączenie możemy również realizować poprzez mobilne urządzenia jak telefon czy tablet. Jednak zalecamy ich użycie do prostych połączeń wideo bez rozbudowanych elementów zewnętrznych. Czym są te elementy? W połączeniach konferencyjnych mogą być różnego rodzaje prezentacje, tabele, zdjęcia, filmy czyli wszystko to, co dodatkowo chcemy wyświetlić pozostałym uczestnikom panelu. Telefon jako narzędzie do publikacji zaawansowanych materiałów prezentacyjnych w płynny i kontrolowany sposób nie jest najlepszym narzędziem. Zalecamy użycie laptopa lub komputera stacjonarnego.

Szkolenia konferencje online jak się przygotować? — laptop, słuchawki, stabilne łącze.

Szkolenia konferencje online – o co warto zadbać podczas połączenia zdalnego?

Stabilne łącze internetowe
Zalecamy używania połączenia kablowego (internet wpięty po kablu) – minimalizujemy ryzyko mikro przerw w dostawie połączenia internetowego, które wpływają na ciągłość połączenia. W ostateczności prosimy zadbać o stabilne i wydajne łącze wi-fi.
Kontrola parametrów sieci (szybkości łącza internetowego)
Zrób koniecznie test swojego połączenia za pomocą polecanych programów uruchamianych z przeglądarki: www.speedtest.pl, www.speedtest.net. Może się okazać, że jeśli korzystasz z wi-fi w miejscu, z którego chcesz się połączyć internet nie jest szczególnie wydajny. Wtedy warto przygotować stanowisko jak najbliżej routera.
Przygotowanie słuchawek z mikrofonem
Najprostsze i najtańsze telefoniczne słuchawki (kilkanaście złotych) będą lepsze niż ich brak. Jeśli Prelegent ich nie ma, a jesteś odpowiedzialny za konferencję – wyślij taki zestaw do osoby lub osób, z którymi komunikacja będzie kluczowa (mają słyszeć prowadzącego i być słyszani przez współuczestników. Pamiętaj najlepsza ekipa techniczna nie ma wpływu na brak podstawowych narzędzi u prelegentów.
Czysty obiektyw kamerki używanej do transmisji
Czasami ten drobny element robi dużą różnice, w ferworze panelu i wielu przygotowań warto o tym pamiętać.
Odpowiedni kadr
wskazane aby kamerka była umieszczona na wysokości oczu, frontalnie. Uczestnik transmisji powinien znajdować się przez cały czas w kadrze.
Oświetlenie kadru
Źródło światła powinno zawsze padać na uczestnika. W miarę możliwości nie siadajmy więc plecami do okna, czy innego źródła światła.
Materiały, prezentacje, filmy i zdjęcia
zalecamy przygotowanie wszystkich plików w sposób uporządkowany (osobny katalog) aby sprawnie poruszać się po menu prezentacyjnym.
Kontakt z uczestnikami, Prelegentami
Realizator transmisji lub jego asystent musi mieć stały kontakt telefoniczny (SMS-owy) z uczestnikiem. Telefon uczestnika powinien być ustawiony w opcji „wyciszony” ale pod stałą kontrolą uczestnika (wibracja, błysk – warto sprawdzić ustawienia telefony odpowiednio wcześniej)
Próba przed terminem planowanego połączenia online (kilka dni przed)
Konieczne jest przeprowadzenie połączenia testowego, aby sprawdzić i przetestować procedury oraz jakość połączenia. Na tym etapie robimy poprawki kadrów, oświetlenia, scenografii, tła i rozwiązujemy ewentualne problemy techniczne. Jest to też dobry moment zaznaomienie się z aplikacjami konferencyjnymi jak Zoom Meet, ClickMeeting, Google Meet, StreamYard itp.
Wystąpienie z odtworzenia
W przypadku wykładów, prelekcji, wystąpień realizowanych bez interakcji z uczestnikami lub publicznością istnieje możliwość nagrania wystąpienia lub wykładu wcześniej i wyemitowanie go na żywo podczas wystąpienia. Jest to warta rozważenia opcja w dwóch przypadkach: termin konferencji lub panelu koliduje z innym terminem – wtedy nagranie wystąpienia rozwiązuje problem. Uczestnik nie czuje się pewnie i opcja nagrania występniejsza pozwala zachować komfort i jakość wykładu.